Wybór miejsca, zaproszenia, rejestracja

Skuteczne wdrożenie dostępności należy rozpocząć już na etapie planowania wydarzenia.

Już na samym początku organizacji naszego wydarzenia należy zwrócić szczególną uwagę na potrzeby związane z dostępnością. Jest to bardzo ważne, ponieważ pewne ustalenia mogą okazać się nieodwracalne podczas dalszych etapów planowania. Warto zatem pamiętać o:

  1. Wyborze odpowiedniego miejsca – dostępnego architektonicznie z wygodnym dojazdem komunikacją miejską.
  2. Opracowaniu dostępnych zaproszeń – forma tekstowa ułatwi dotarcie z informacją do większej grupy odbiorców m.in. niewidomych, a nagranie w języku migowym do głuchych.
  3. Zamieszczeniu w formularzu rejestracyjnym pytania o specjalne potrzeby uczestników.
  4. Zapewnieniu różnych form kontaktu – telefon, sms, e-mail.

Wsparcie prelegentów i uczestników

Warto pamiętać o specjalnych potrzebach uczestników naszego wydarzenia

Dostępne wydarzenie to takie, które pozwala wszystkim uczestnikom (słuchaczom i prelegentom) na pełny udział. Aby osiągnąć sukces jako organizatorzy jesteśmy zobowiązani udzielić prelegentom i uczestnikom odpowiedniego wsparcia:

  1. Zapewnij asystę osobom o specjalnych potrzebach. Zorganizuj szkolenie dla pracowników i wolontariuszy z obsługi osób z niepełnosprawnościami.
  2. Pamiętaj, że podczas wydarzeń różne grupy osób z niepełnosprawnościami mają różne potrzeby. Dla głuchych pomocne będzie tłumaczenie na język migowy, dla słabosłyszących pętla indukcyjna, symultaniczny przekaz tekstowy i filmy z napisami, dla słabowidzących wysoki kontrast i duży tekst, a dla niewidomych audiodeskrypcja.
  3. Pamiętaj o specjalnych potrzebach prelegentów z niepełnosprawnościami.

Dostępność prezentowanych treści

Odpowiednio przygotowane prezentacje i materiały to połowa sukcesu.

Kolejnym istotnym elementem składającym się na dostępność naszego wydarzenia są prezentowane treści:

  1. Zadbaj o dostępność strony www i materiałów konferencyjnych.
  2. Korzystaj z plików w dostępnych formatach elektronicznych (Word, PDF z warstwą tekstową) oraz wideo z tłumaczeniem  na język migowy,  z napisami, audiodeskrypcją.
  3. Bądź przygotowany na udostępnienie alternatywnych formatów takich jak np. druk powiększony.

Transmisja wydarzenia online

Transmisja wideo z wydarzenia pozwoli dotrzeć do szerszego grona odbiorców

Podstawową zaletą dobrze przygotowanej transmisji wideo z wydarzenia jest możliwość dotarcia z informacją do szerszej grupy uczestników. Jeśli zorganizuje się to w dostępny sposób, wśród nich znajdą się także osoby z niepełnosprawnościami.

Zadbaj o dostępność transmisji on-line przez tłumaczenie migowe, napisy, odtwarzacz przyjazny oprogramowaniu czytającemu.

Wycena

Aby zapewnić dostępność wydarzenia należy zadbać o odpowiednie elementy na każdy etapie jego organizacji. Nasi doświadczeni specjaliści staną się członkami zespołu organizacyjnego i zadbają o każdy szczegół, który jest konieczny, aby zapewnić bezproblemowy udział wszystkim uczestnikom.

Budżet jaki należy przeznaczyć na organizację dostępnego wydarzenia jest uzależniony od bardzo wielu czynników. W ofercie wsparcia organizacji dostępnego wydarzenia przedstawiamy jakie działania są niezbędne, aby wszyscy uczestnicy mogli z niego w pełni skorzystać. Oczywiście nakład pracy przy wdrożeniu poszczególnych elementów zależy od wielu czynników, jak choćby: ilości i rodzaju wystąpień podczas wydarzenia, miejsca w którym jest organizowane, ilości materiałów przekazywanych uczestnikom, itd. itp. Każdy przypadek należy więc rozpatrywać indywidualnie, dlatego prosimy o kontakt z nami w celu omówienie szczegółów wydarzenia i przygotowania wstępnego kosztorysu. Nasi eksperci zupełnie niezobowiązująco i oczywiście bezpłatnie zaproponują odpowiedni zakres usług, aby zapewnić pełną dostępność organizowanego wydarzenia.